Planejar com antecedência faz realmente a diferença?

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Planejar com antecedência faz realmente a diferença?

 

Há algum tempo, abordamos aqui no blog ,a antecedência ideal para se organizar um evento corporativo. Hoje, vamos falar sobre a importância de tomar decisões com antecedência para conseguir trabalhar com as melhores opções de data e local para o encontro, além de alguns fatores externos que podem prejudicar o bom andamento do projeto.

O primeiro ponto que torna fundamental o planejamento antecipado é a definição das características do evento, ou seja, o briefing. A segunda etapa seria o mapeamento dos espaços para acomodação do evento, conforme o briefing transmitido pelo cliente. Aliás, estas devem ser as primeiras preocupações de um organizador, a busca pelo melhor local e a disponibilidade da data prevista para a realização do evento.

Assim, entendemos que antes de fechar a data é fundamental tomar todas as decisões necessárias para a escolha do lugar, como o porte do encontro e o número de convidados.

Falando de eventos em São Paulo, vale lembrar que esta é a capital que mais recebe eventos de grande porte e feiras de negócios no país Muitas vezes, a programação da cidade inclui diferentes encontros acontecendo simultaneamente. Fique atento, pois o mundo corporativo também tem alta temporada.

Mas, de que forma esta tendência pode prejudicar o seu evento? A resposta inclui diferentes possibilidades. Primeiramente, seu projeto pode ser impactado negativamente se não houver mais disponibilidade de locais que tenham a infraestrutura mais adequada para você, forçando sua equipe a optar por um lugar menos apropriado.

Além disso, concorrer com eventos do mesmo segmento ou de interesse geral pode acabar prejudicando o comparecimento do seu público. Quando se trata de detalhes da organização, grandes encontros podem comprometer a logística e o transporte em uma cidade como São Paulo, além de afetar diretamente as tarifas, sendo elas de passagens aéreas, hospedagens ou até mesmo espaços para eventos.

Fica, então, a dica sobre a importância de tomar decisões estratégicas com antecedência. Lembre-se de que uma empresa especializada na organização de eventos pode ajudar sua equipe a fazer as escolhas acertadas, que terão influência direta no sucesso do seu evento.

 

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