Retrospectiva: 6 textos imperdíveis para a organização de um evento

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Retrospectiva: 6 textos imperdíveis para a organização de um evento

Aqui no blog, procuramos abordar a importância de todas as diversas etapas que contemplam a organização de um evento corporativo. Afinal, cada uma delas tem seu peso para que tudo ocorra conforme o previsto no grande dia. Todos os detalhes, por menores que pareçam, fazem diferença no resultado final.

Mas algumas fases são ainda mais cruciais e merecem atenção redobrada. Para reforçar ainda mais estes passos, preparamos um especial com uma retrospectiva que lembrará seis textos que não podem ficar fora do radar de quem busca organizar um evento perfeito. Hoje, você confere os três primeiros. Fique de olho e bom evento!

Planejamento  – Além de ser feito com antecedência, é importante que o planejamento contemple detalhadamente cada uma das etapas do evento, levando em consideração custos, prazos, fornecedores e responsáveis. O status de cada atividade deve ser acompanhado de perto e atualizado constantemente. A qualquer mudança no objetivo do evento ou em outro detalhe do briefing, o planejamento deve ser revisto, para estar sempre de acordo com as metas às quais o encontro se propõe. Resumindo o desafio desta etapa: comece o planejamento assim que possível e não tire os olhos dele até o evento acabar!

Organização – Existem alguns pontos chave que garantem que o planejamento não saia dos trilhos durante o processo de organização de um evento corporativo. É fundamental estar focado no andamento de cada uma das etapas do processo, e ferramentas como check list, roteiro e cronograma podem ajudar nesta missão. Fique atento aos prazos e tenha um plano B em mente, caso algum detalhe dê errado.

Conheça profundamente seu cliente e o público-alvo do evento. Este detalhe é fundamental para que você possa indicar as melhores estratégias e caminhos. Tenha uma equipe de confiança, que esteja ao seu lado em todas as etapas e preparada para possíveis imprevistos. Esteja antenado com novidades e tendências do mercado de eventos. Assim, você estará sempre preparado para atender às necessidades do cliente.

Fornecedor – Os fornecedores têm papel fundamental no seu evento. Por isso, fique atento para escolher as melhores opções. Pesquise, busque indicações, procure referências, conheça o portfólio e faça reuniões. Desconfie de preços muito abaixo dos cobrados pelos concorrentes. Compare e questione em casos de valores muito discrepantes. Fique atento ao que está ou não incluído nas propostas, já que, muitas vezes, preço mais alto é sinônimo de um pacote mais completo de serviços. Tire todas as suas dúvidas antes de fechar negócio.

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